Основные возможности РАНДОК.ПП

Управление структурой программ и проектов

Система позволяет задавать произвольную структуру программ: например, для удобства управления программы могут делиться на подпрограммы, в которые включаются проекты, которые, в свою очередь, могут делиться на подпроекты.

При этом подпрограммы могут создаваться по любому удобному принципу, например:

• По территориальному признаку
• По типу проектов (развитие, сопровождение и т.п.)
• По отраслевому признаку
• По организационному признаку (проекты головного офиса, проекты филиалов и т.п.)

В системе предусмотрена возможность изменения структуры программ в процессе их реализации, например, вследствие проводимых организационных изменений. Для этого для всех программ и подпрограмм может быть определено время жизни в системе. Система контролирует включение проектов в актуальные для них программы и подпрограммы в соответствии со сроками выполнения проектов и временем жизни программ и подпрограмм.

В дополнение к структурированию по программам и подпрограммам, проекты могут быть сгруппированы по другим критериям, независимым от структуры – темам и ключевым словам (тегам).

Для каждой программы определяются правила финансирования выполняемых работ – источники финансирования, статьи бюджета, годовые планы и другие бюджетные классификации.

Управление бюджетами программ и проектов

Система позволяет формировать и контролировать исполнение бюджетов программ и проектов в реальном времени, управлять годовыми планами с учетом различных источников финансирования, статей бюджетов и других бюджетных классификаций. В частности:

• Управлять ограничениями на бюджеты программ и проектов – устанавливать предельные значения бюджетов в разрезах программ, источников финансирования, исполнителей и др.
• Управлять распределением бюджета на проекты с учетом лимитов и бюджетных структур программ
• Управлять финансированием проектов – запрашивать и согласовывать финансирование проектов, утверждать финансовые планы программ
• Декомпозировать проекты в соответствии с бюджетными структурами и распределять доступное финансирование
• Контролировать использование бюджетов программ и проектов и вносить корректировки в соответствии с заданными правилами
• Формировать годовые финансовые планы и контролировать их исполнение
• Управлять резервами и нераспределенными остатками бюджетов в различных разрезах
• Контролировать исполнение бюджетов проектов через связь с соответствующими договорами

Актуальная информация о подготовке и исполнении бюджетов программ и проектов доступна пользователям системы, имеющим соответствующие права в рамках ролевой модели. В частности, такие пользователи могут видеть:

• Зарезервированные части и нераспределенные остатки бюджетов в разрезах программ, источников финансирования, исполнителей и др.
• Израсходованные и неизрасходованные части бюджетов в тех же разрезах, определяемые на основании заключенных договоров
• Текущее состояние финансовых планов

Эта информация служит основой для принятия решений по поступающим запросам на финансирование проектов.

Вся перечисленная информация может быть экспортирована в виде отчетов требуемого уровня детализации, пользователи имеют возможность управления количеством данных, выводимых в отчеты, и их представлением.

Управление проектами

Система обеспечивает полный цикл управления проектами – инициацию, планирование, реализацию и мониторинг. Встроенные средства календарного планирования позволяют работать на различных уровнях детализации – от ключевых точек проекта до детальной декомпозиции работ.

Управление проектами в системе начинается с их инициации в проектной структуре и назначения участников проектов.

ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА

Предусматривает формирование проекта на основании проектной инициативы, подготовку основных проектных документов и включение его в программу проектов.

ПРИ ПЛАНИРОВАНИИ ПРОЕКТА производится его декомпозиция по годам планирования, бюджетной структуре, оценка стоимости, формирование и утверждение верхнеуровневого и детального календарных планов, утверждение финансирования проекта в соответствии с бюджетной структурой, подготовка соответствующих договоров.

В системе предусмотрено несколько уровней планирования проектов:

• Календарный план – высокоуровневый утверждаемый план проекта, предназначенный для документарной фиксации сроков выполнения проекта.
• Рабочий план – детальный план, отражающий полную структуру работ и ключевые события проекта, включая взаимосвязи элементов.

Рабочий план проекта жестко связан с календарным планом и содержит все работы и контрольные точки, выполнение которых необходимо для успешного завершения проекта. Для разных категорий пользователей настраивается требуемый им уровень детализации рабочего плана – от самых важных контрольных точек до полной структуры выполняемых работ и событий.

Топ-менеджеры, руководители проектного офиса и руководители проектов имеют возможность мониторинга текущей ситуации по исполнению программ и проектов в реальном времени. Актуальная информация о ходе выполнения программ и проектов, а также о проектах, требующих внимания или выполнения каких-либо действий, отображается на домашних страницах соответствующих категорий пользователей.

ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА предусматривается регулярное обновление состояния проекта, текущего прогресса исполнения, прогнозов исполнения планов проекта, ввод статус-отчетов по проекту, обеспечивается коммуникация всех участников проекта. Ход выполнения проектов рассчитывается на основании данных рабочих планов проектов. На основании хода выполнения календарных планов проектов рассчитывается ход выполнения остальных элементов проектной структуры – программ, подпрограмм, тем и т.д.

МОНИТОРИНГ хода исполнения проектов и программы производится в реальном времени с требуемым уровнем детализации – от программы в целом до конкретных работ отдельных проектов.

Вся информация о ходе выполнения программ и проектов может быть экспортирована в виде отчетов требуемого уровня детализации, пользователи имеют возможность управления количеством данных, выводимых в отчеты, и их представлением.

Управление проектными инициативами

Система позволяет фиксировать и управлять рассмотрением различных проектных инициатив – это могут быть планы компании, заявки функциональных заказчиков, инициативы по развитию, поручения руководства или внешних организаций и прочее.

При этом система обеспечивает:

• Регистрацию всех проектных инициатив
• Рассмотрение проектных инициатив и связь их с существующими проектами или формирование на их основе новых проектов
• Мониторинг состояния рассмотрения проектных инициатив
• Формирование отчетов требуемого уровня детализации

Все инициативы регистрируются в системе и попадают на рассмотрение ответственным пользователям, которые ранжируют поступающие проектные инициативы, определяют целесообразность и возможность их выполнения в требуемые сроки, а также необходимость инициации новых проектов. Согласованные и приоритетные проектные инициативы служат основанием для создания новых или изменения существующих проектов.

Актуальная информация о состоянии рассмотрения и реализации проектных инициатив в раскладке по типам проектных инициатив, их важности, статусам, необходимости согласования и другим критериям отображается на домашних страницах соответствующих пользователей. Вся информация может быть экспортирована в виде отчетов требуемого уровня детализации, пользователи имеют возможность управления количеством данных, выводимых в отчеты, и их представлением.

Управление договорами

Система позволяет готовить и согласовывать договоры различных видов на выполнение работ внешними исполнителями, отслеживать их выполнение, вносить необходимые корректировки, управлять бюджетами и лимитами договоров.

При этом:

• Формируемые договоры связаны с конкретными проектами и утвержденными бюджетами – это позволяет проводить мониторинг выполнения проектов и программы в целом не только с точки зрения календарного планирования, но и с точки зрения исполнения согласованных бюджетов
• Система обеспечивает возможность контроля хода договорной кампании на основе статусов согласования и выполнения договоров
• Предусмотрен ввод регулярных статус-отчетов, позволяющих контролировать ход исполнения договора
• При необходимости данные о договорах на различных стадиях согласования и исполнения могут быть выгружены в существующие системы договорной работы и учёта
• Все договорные документы могут храниться непосредственно в системе

В случаях, когда объем выполняемых работ заранее не известен, в системе могут быть заведены рамочные договоры. Расходование сумм таких договоров осуществляется через запросы на изменения, которые, в свою очередь, как и запросы на финансирование обычных работ, проходят стадии инициации, согласования и фиксации. Система ведет контроль остаточных сумм по рамочным договорам и, в случае недостаточности остаточной суммы на выполнение очередного запроса на изменения, сообщит об этом менеджеру договора и согласующим такой запрос лицам. Во всем остальном управление рамочными договорами в системе ничем не отличается от управления обычными договорами.

Актуальная информация о ходе подготовки и исполнения договоров в раскладке по типам договоров, статусам, необходимости согласования или заключения дополнительных соглашений и другим критериям отображается на домашних страницах соответствующих пользователей. Вся информация может быть экспортирована в виде отчетов требуемого уровня детализации, пользователи имеют возможность управления количеством данных, выводимых в отчеты, и их представлением.

Управление информацией

Пользователи получают доступ только к той информации, которая необходима им для работы. Доступ к информации, хранящейся в системе, регулируется ролевой моделью, которая позволяет настраивать пользователям права доступа к объектам и их отдельным атрибутам. Это позволяет снизить «информационный шум», а также является мерой разграничения доступа к различной информации.

Система обеспечивает единое хранилище для:

• Основных проектных документов (устав проекта, календарный план, техническое задание и т.п.)
• Организационно-распорядительных документов проекта (различные приказы, распоряжения, поручения и т.п.)
• Процедурных документов (протоколы, акты)
• Договорных документов
• Документов, связанных с проектными инициативами (например, заявки, поручения)
• Документов, описывающих или являющихся результатами проекта
• Различных вспомогательных документов

Пользователям системы доступны актуальные шаблоны различных документов, что позволяет тратить меньше времени на их разработку и согласование.

Оперативная и сводная отчетность

В системе реализованы отчеты различного уровня и различной степени детализации: о состоянии рассмотрения и реализации проектных инициатив, о ходе исполнения программ и проектов, о ходе исполнения поручений, о ходе подготовки и освоения бюджетов, о ходе подготовки и исполнения договоров и др.

Все отчеты формируются автоматически. При этом минимизируются затраты времени на ввод информации и исключается потребность в «ручном» формировании справок и отчетов.

Отчетная информация может быть просмотрена непосредственно в интерфейсе системы, либо экспортирована в файл и распечатана. При этом формы печатных отчетов, их содержание и степень детализации могут быть настроены любым необходимым образом.

Мониторинг хода выполнения

Система обеспечивает мониторинг и контроль выполнения программ и проектов, финансовых планов и договоров в реальном времени. Вся необходимая для контроля информация представлена как в виде детальных отчетов, так и в виде сводных индикаторов и виджетов, позволяющих отслеживать наиболее значимые параметры.

Для сокращения «информационного шума» и объема информации для каждой категории пользователей предусмотрены наборы сводных индикаторов, отображающие информацию только по тем объектам (проекты, программы, проектные инициативы, годовые планы и финансовые показатели, договоры и др.), которые требуют внимания или выполнения каких-либо действий со стороны пользователя.